Was Drag & Drop wirklich kostet
Die Akte, die niemand zählt — bis sie zählt.
Ein paar PDFs am Tag wirken harmlos. Pro Mitarbeiter, pro Woche, pro Jahr — kommt eine Zahl heraus, die sich lohnt einmal anzuschauen. Schätzwerte, keine Versprechen.
Geschätztes Einsparpotenzial pro Jahr
78.000 €
Basierend auf 60 % Automatisierungsquote × 52 Wochen
Privatsphäre · Mandantengeheimnis
Warum das Hochladen die falsche Voreinstellung ist.
Die meisten Online-PDF-Werkzeuge — iLovePDF, SmallPDF, PDF24 Online — funktionieren nach demselben Muster: Sie laden Ihre Datei auf einen Server hoch, dort wird verarbeitet, das Ergebnis kommt zurück. Was während dieser Sekunden mit Ihrem Dokument passiert, steht in den Nutzungsbedingungen — die meisten Anbieter behalten sich vor, die Datei für eine Stunde, einen Tag oder bis zur nächsten Aufräumroutine vorzuhalten. Bei vertraulichen Dokumenten ist das genau eine Stunde zu lang.
Für Berufsgeheimnisträger ist das nicht nur ungemütlich, sondern justiziabel. § 203 StGB schützt das Mandantengeheimnis von Anwälten, Steuerberatern, Ärzten und ähnlichen Berufen. Eine Mandantenakte auf einen Drittserver hochzuladen, auch nur kurz, kann eine Offenbarung im Sinne der Norm sein — unabhängig davon, ob der Server-Betreiber tatsächlich hineinschaut. Die DSGVO (Art. 28, Art. 32) ergänzt das um die Pflicht zur Auftragsverarbeitung und zu angemessenen technischen Maßnahmen. Das Hochladen lässt sich beides anlegen — aber der Aufwand steht in keinem Verhältnis zu „zwei PDFs zusammenfügen“.
Unser Werkzeug arbeitet ausschließlich in Ihrem Browser. Die PDF-Bibliothek (pdf-lib) wird einmalig als JavaScript geladen, danach passiert alles lokal — Lesen, Sortieren, Schreiben, Herunterladen. Es gibt keinen Backend-Aufruf, keinen Upload, keinen Logging-Punkt. Auch wir sehen Ihre Dokumente nicht. Das ist die einzige Architektur, die für vertrauliche Akten verteidigbar ist — und sie hat den Nebeneffekt, dass kein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig ist, weil keine Verarbeitung bei uns stattfindet.
Wofür PDF-Werkzeuge · Aus der Praxis
Sechs Beispiele aus echten Schreibtischen.
Wir sehen die Werkzeuge täglich bei Steuerkanzleien, Anwaltskanzleien, kleinen Bauunternehmen und Beratungsbüros im Einsatz. Sechs typische Situationen — und worauf es im jeweiligen Kontext ankommt.
Wenn der Stapel nur der Anfang ist
Dokumente zusammenfügen ist Kleinkram. Akten führen ist es nicht.
PDF-Operationen sind das sichtbare Ende einer Kette: Posteingang, Klassifizierung, Prüfung, Ablage, Wiedervorlage. Mit Modular-Admin digitalisieren wir genau diese Strecken — für Kanzleien, Steuerberatungen und Beratungsunternehmen, die ihre Aktenführung von „liegt irgendwo im Netzlaufwerk“ auf „liegt strukturiert, versioniert, auffindbar“ bringen wollen.
Im kostenfreien Erstgespräch sehen wir uns an, wo bei Ihnen die Reibung wirklich sitzt — und welche Strecke sich zuerst lohnt.
Lizenz · Für Unternehmen
Für einzelne Dokumente kostenlos. Für Strecken, Volumen und ERP — sprechen wir.
Wenn Sie hin und wieder zwei oder drei PDFs zusammenfügen, eine Akte aufteilen oder einen Scan aufrichten — nehmen Sie das Werkzeug. Ohne Konto, ohne Limit, ohne Kleingedrucktes. Das ist kein Probeangebot, das ist das Werkzeug.
Sobald PDF-Bearbeitung aber Teil eines wiederkehrenden Workflows wird — Hunderte Dokumente am Tag aus einem DMS, Eingangspost, die in eine Aktenstruktur einsortiert werden muss, Mandanten-Akten, die mit Audit-Trail entstehen sollen — ist ein Browserfenster nicht mehr das richtige Werkzeug. Dafür haben wir andere Mittel — und dann ist es eine Integrationsfrage, keine Download-Frage.
- 01
Batch-Verarbeitung aus dem DMS
Hundert Eingangsrechnungen am Vormittag, jede mit zwei Anlagen, jede mit einem festen Benennungsschema fürs Archiv. Was im Browser zwei Minuten pro Vorgang dauert, läuft in einer angebundenen Strecke unbeaufsichtigt durch — mit Protokoll, mit Wiederaufsetzpunkt, ohne dass jemand drei Stunden lang Drag & Drop macht.
- 02
ERP-gekoppelte Dokumentenrouten
Die Eingangsrechnung kommt aus dem Mailpostfach, das ERP zieht Auftragsnummer und Lieferant, die Anlagen werden automatisch beigelegt, das Dokument wird signiert und im Archiv unter der korrekten Buchungsnummer abgelegt. Das ist kein PDF-Tool mehr, das ist eine Strecke — wir bauen sie auf Ihrer Infrastruktur, nicht auf einer Mietsoftware.
- 03
Audit-fähige Aktenführung für Kanzleien und Notariate
Jede Manipulation am Dokument — zusammengefügt, geteilt, signiert — wird mit Zeitstempel, Bearbeiter und Ursprungsdatei protokolliert. Versionierung als Pflicht, nicht als Komfort. Für Kanzleien, die Akten beweissicher führen müssen, und für Notare, bei denen die Chain-of-Custody Teil der Berufsausübung ist.
- 04
Mandantenakten-Generator mit Stempel-Overlays
Pro Mandant, pro Akte ein definiertes Deckblatt, ein Inhaltsverzeichnis, durchgehende Paginierung, Vertraulichkeitsstempel auf jeder Seite. Der Sachbearbeiter wählt den Mandanten, das System baut die Akte aus den im DMS hinterlegten Bausteinen. Spart pro Akte zehn bis fünfzehn Minuten und eliminiert das „Wo war nochmal die aktuelle Vollmacht“-Problem.
Wenn eins davon nach Ihrem Projekt klingt: kurz beschreiben, wir melden uns mit einer ehrlichen Einschätzung — ob wir der richtige Partner sind, was es technisch heißt und wo die Größenordnung liegt.
Sieben Fragen