Anwendungsfall · Mandantenakte

Die Mandantenakte, die den Schreibtisch nicht verlässt.

Jahresabschluss, BWA, Kontennachweise, Handelsregisterauszug, Vollmacht — eine einzige PDF für die Akte, zusammengefügt auf dem Rechner der Sachbearbeiterin. Keine Ablage auf fremden Servern, keine Auftragsverarbeitung, kein AVV-Termin mit der IT. Das Dokument existiert nur dort, wo es ohnehin existieren darf.

Wo es sich lohnt

Fünf Kanzlei-Schreibtische, an denen die Akte zusammenläuft.

In einer Steuerkanzlei in Hannover mit vier Sachbearbeiterinnen

Morgens läuft die Postbearbeitung: Jahresabschluss der Kanzlei-Software, BWA aus DATEV Unternehmen online, Anlagenverzeichnis als Excel-Export, ergänzende Belege aus der Mandanten-Mail. Früher landete das Paket als vier Anhänge beim Partner. Heute fügt die Sachbearbeiterin zusammen — die fertige Akte bleibt auf dem gesicherten Fileserver der Kanzlei, die Einzeldateien wandern ins Archiv.

In einer Notariatskanzlei in München bei der Vorbereitung einer GmbH-Gründung

Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterliste, Handelsregisteranmeldung, Vollmacht, Kopien der Ausweisdokumente — alles geht an das Registergericht in einem Dokument. Die Kanzlei darf diese Unterlagen nach § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB nicht auf einem Drittserver ablegen. Das Verbinden geschieht auf dem Kanzlei-Notebook, das Ergebnis geht direkt in das beA-Anlagenpaket.

In einer mittelständischen Wirtschaftsprüfungskanzlei vor der Berichtserstellung

Der Prüfungsbericht besteht aus Prüfungsurteil, Lagebericht, Anlagen A bis F und dem gesonderten Bestätigungsvermerk. Jede Anlage entsteht in einem anderen Fachbereich, jede hat ihre eigene Revisionsgeschichte. Beim finalen Zusammenführen zählt die Reihenfolge — und die Tatsache, dass der Zwischenstand nicht durch eine Cloud-Instanz gelaufen ist, die ein ausländischer Konzern betreibt.

In einer Anwaltskanzlei für Medizinrecht beim Zusammenstellen des Anlagenkonvoluts

Klageschrift, 14 Anlagen K1 bis K14, Vollmacht, Kostenrechnung — das Paket geht über beA an das Landgericht. Die Anlagen sind medizinische Gutachten, Behandlungsdokumentation, Patientenstammdaten. Sie dürfen weder auf einem Upload-Dienst zwischenlanden noch durch eine US-Cloud geroutet werden. Das Werkzeug verbindet sie dort, wo die Kanzleiakte liegt.

In einer Lohnsteuerhilfe-Beratung mit hohem Mandantendurchsatz

Jede Einkommensteuererklärung zieht zwischen drei und zwölf Belege nach sich: Lohnsteuerbescheinigung, Beitragsnachweis der Krankenkasse, Fahrtenbuch, Werbungskosten-Belege. Die Sachbearbeiterin erhält sie gebündelt vom Mandanten, ordnet sie und legt ein einziges PDF in der Akte ab — reproduzierbar, weil die Reihenfolge sich an der ELSTER-Struktur orientiert.

Warum überhaupt

Mandantengeheimnis ist keine Konfigurationsoption.

Wer Mandantendaten nach § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB schützt, darf sie nicht beiläufig an einen Cloud-Anbieter übergeben, um anschließend ein PDF zurück zu bekommen. Jede Zwischenstation ist eine Auftragsverarbeitung — mit AVV, mit Löschkonzept, mit Dokumentationspflicht. Und jede Ausnahme ist im Zweifel die, die der Aufsicht später vorgehalten wird.

Dieses Werkzeug lädt keine Datei hoch. Die PDF-Seiten werden im Speicher des Browsers zusammengefügt, das Ergebnis landet direkt im Download-Ordner des Rechners, der die Akte ohnehin führt. Kein Server sieht das Dokument, keine Protokolldatei verzeichnet den Vorgang, keine URL verrät den Mandanten.

Deswegen nennen wir das Werkzeug DSGVO-freundlich — nicht DSGVO-konform. Konformität ist eine juristische Feststellung, die nur Ihre Kanzlei für ihren Prozess treffen kann. Freundlich heißt: das Datenhandling-Profil schiebt Ihnen keine Auftragsverarbeitung unter, die Sie nicht wollten.

Ehrlich gesagt

Was Sie wissen sollten, bevor Sie die Akte verschicken.

Das Werkzeug erhält die Metadaten der Einzel-PDFs. Wenn eine Datei aus Word exportiert wurde, steht im Autorenfeld noch der Name des Sachbearbeiters, der sie erzeugt hat — auch wenn die Akte später als geschlossenes Dokument wirkt. Für Außenkorrespondenz empfehlen wir, vor dem Zusammenfügen die Metadaten in der Quelldatei zu leeren oder nach dem Zusammenführen mit dem kanzleieigenen Redaktions-Werkzeug zu bereinigen.

Dateien mit Passwort- oder Zertifikatschutz lassen sich nicht direkt verbinden. Entsperren Sie sie vorher in Ihrem PDF-Arbeitsplatz (DATEV, Acrobat, Foxit), fügen Sie dann zusammen, setzen Sie den Schutz anschließend neu auf das Ergebnisdokument.

Die obere Grenze liegt bei rund 200 MB Gesamtgröße pro Vorgang — das reicht für Jahresabschluss plus Anlagen, für ein umfangreiches Anlagenkonvolut mit hochauflösenden Scans kommen Sie ins Grenzgebiet. Bei Bedarf erzeugen Sie zwei Teilpakete und kennzeichnen sie im Dateinamen.

Direkt ausprobieren

Akte zusammenstellen, ohne dass sie den Rechner verlässt.

Das Werkzeug öffnet sich im Zusammenfügen-Modus. Sie fügen die Einzel-PDFs per Drag-and-drop in der gewünschten Reihenfolge ein, prüfen die Seitenzahlen, laden das Ergebnis herunter. Keine Anmeldung, kein Upload, keine Protokollierung — die Datei existiert nur auf Ihrem Rechner.

Werkzeug mit Tab Zusammenfügen öffnen

Drei Fragen

Was uns von Kanzleien am häufigsten gefragt wird.

Wenn die Mandantenakte nur der Anfang ist

PDFs sind Werkzeug. Die Prozesse davor und danach sind die eigentliche Arbeit.

Mandantenannahme, Fristenkontrolle, Wiedervorlage, DATEV-Schnittstellen, beA-Routing — dort, wo die Akte herkommt und wohin sie geht, sitzt die Reibung. Im Erstgespräch schauen wir uns an, welche dieser Schritte sich in Ihrer Kanzlei automatisieren lassen, ohne dass der Berufsgeheimnisträger-Status zur Konfigurationsdiskussion wird.

Kostenfreies Erstgespräch buchen