Anwendungsfall · Eingangsrechnungen

Rechnung, Lieferschein, Auftragsbestätigung — ein Beleg für die Buchhaltung.

Im DMS landet pro Geschäftsvorfall eine Datei, nicht drei. Das Ergebnis ist ein zusammenhängendes PDF mit Deckblatt Rechnung, Seite 2 Lieferschein, Seite 3 Auftragsbestätigung — in der Reihenfolge, die die Prüfung erwartet. Zusammengefügt auf dem Arbeitsplatz der Buchhaltung, nicht auf einem fremden Server.

Wo es sich lohnt

Fünf Buchhaltungen, in denen ein Beleg pro Vorgang entsteht.

In der Buchhaltung eines Familienunternehmens aus Ostwestfalen mit 120 Mitarbeitenden

Pro Wareneingang fallen drei Dokumente an: der Lieferschein aus dem Wareneingangslager, die Rechnung per E-Mail vom Lieferanten, die Auftragsbestätigung aus dem ERP. Die Kreditorenbuchhalterin verbindet sie zu einem Beleg und legt ihn unter der Belegnummer in der DATEV-Ablage ab. Nach § 147 AO sind das zehn Jahre Aufbewahrungsfrist — als eine Datei, nicht als drei.

Bei einem Handwerksbetrieb in Franken vor der Umsatzsteuer-Voranmeldung

Monatsende, 14 Eingangsrechnungen mit jeweils zugehöriger Stundenzettel-PDF des Nachunternehmers. Für jede Rechnung wird die Zuordnung zum Projekt über den Stundenzettel nachvollziehbar. Die Buchhaltung fügt Rechnung plus Stundenzettel zusammen, bevor sie bucht — der Prüfer sieht später den vollständigen Zusammenhang auf einen Blick, ohne im DMS zwischen Dateien zu springen.

Im Rechnungseingang eines E-Commerce-Versenders aus dem Rheinland

Fulfillment-Dienstleister schickt Quartalsabrechnung plus Einzelbeleg-Konvolut in einer Mail mit acht Anhängen. Für die Buchung in die Kontenklasse 39xx erwartet das interne Audit ein einziges Paket pro Abrechnungszeitraum — die Einzelanlagen bleiben als Nachweis drin, damit die Stichprobe des Steuerprüfers funktioniert.

In der Kreditorenbuchhaltung einer mittelständischen Kfz-Werkstattkette

Ersatzteil-Lieferungen kommen über fünf verschiedene Großhändler, jeder mit eigener Dokumenten-Logik. Die Buchhalterin erhält pro Bestellung: Rechnung, Lieferschein, Retouren-Gutschrift (falls vorhanden), interne Reklamations-Notiz. Alles wird zu einem Vorgang verbunden, der Buchungstext verweist auf die Seite innerhalb des PDFs — nicht auf eine externe Ablage, die beim nächsten Software-Wechsel verschwindet.

Bei einem Beratungsunternehmen in der Betriebsprüfungs-Vorbereitung

Der Prüfer kündigt sich an, die Buchhaltung zieht für das Prüfungsjahr alle Eingangsrechnungen ab 500 Euro netto heraus. Pro Rechnung das zugehörige Bankbeleg-PDF aus dem Online-Banking, den Projektbezug aus dem CRM, die interne Freigabe-Historie. Zusammengefügt liegt pro Geschäftsvorfall ein geschlossenes Dokument vor, das im Prüfer-Datenraum hinterlegt wird.

Warum überhaupt

GoBD verlangt Nachvollziehbarkeit — nicht Fleißarbeit.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verlangen, dass jeder Geschäftsvorfall nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderbar dokumentiert ist. Wenn zu einer Rechnung Lieferschein und Auftragsbestätigung in drei getrennten DMS-Einträgen liegen, ist der Zusammenhang formal gegeben — praktisch aber springt die Prüferin zwischen Masken. Ein zusammenhängendes Dokument schließt diese Lücke.

Das Werkzeug fügt im Browser zusammen. Die Einzeldateien bleiben unverändert an ihrem Ursprungsort, das verbundene PDF wandert in das DMS der Buchhaltung. Keine Zwischenkopie auf einem externen Server, keine Abhängigkeit von einem Anbieter, dessen Preis sich morgen ändert oder dessen Funktion übermorgen verschwindet.

Nach § 147 AO laufen Buchungsbelege zehn Jahre Aufbewahrungsfrist. Das Format — PDF nach ISO 32000 — wird die Frist überdauern. Das Tool bleibt dafür nicht einmal nötig: Die erzeugte Datei ist jede PDF wie jede andere, auch in 2035.

Ehrlich gesagt

Was Sie wissen sollten, bevor der Beleg ins DMS wandert.

Das Werkzeug erzeugt keine PDF/A-Datei. PDF/A ist das archivsichere Unterformat, das viele Prüfungs- und Archivsysteme erwarten. Die meisten DMS-Systeme (DATEV DMS, d.velop, ELO, Docuware) konvertieren die eingehende PDF beim Import automatisch in PDF/A. Wer die Konvertierung selbst in der Hand behalten möchte, setzt sie am DMS-Übergabe-Schritt auf — nicht davor.

Elektronische Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format tragen strukturierte XML-Daten innerhalb der PDF. Das Werkzeug erhält sie unverändert für die erste Datei im Paket. Beim Kombinieren mehrerer ZUGFeRD-Rechnungen bleibt nur die XML-Struktur der ersten Datei erhalten — die nachfolgenden Seiten werden als reine PDF-Anhänge eingebunden, was für das archivierte Belegpaket in Ordnung ist, für automatisches Auslesen der Einzelrechnungen aber nicht.

Verschlüsselte oder unterschriebene PDFs (qualifizierte elektronische Signatur nach eIDAS) lassen sich beim Zusammenfügen nicht unter Erhalt der Signatur verbinden. Die Signatur bricht, sobald das Dokument in ein Sammeldokument wandert — das ist kein Tool-Problem, sondern die Funktionsweise der Signatur selbst. Bewahren Sie die signierte Einzeldatei zusätzlich auf.

Direkt ausprobieren

Einen Beleg pro Geschäftsvorfall, ohne DMS-Umweg.

Das Werkzeug öffnet sich im Zusammenfügen-Modus. Ziehen Sie Rechnung, Lieferschein und Auftragsbestätigung in der gewünschten Reihenfolge hinein, das Ergebnis liegt binnen Sekunden als ein PDF in Ihrem Download-Ordner. Keine Anmeldung, keine Ablage in der Cloud, keine Übertragung an einen Server.

Werkzeug mit Tab Zusammenfügen öffnen

Drei Fragen

Was uns aus Buchhaltungen am häufigsten gefragt wird.

Wenn die Belegverarbeitung nur der Anfang ist

PDF-Werkzeug ist Minimum. Die eigentliche Hebelwirkung sitzt im DMS-Anschluss.

OCR-Auslese, automatische Kontierung, Freigabe-Workflow, DATEV-Schnittstelle, Archiv-Migration — dort, wo der Beleg nach der Verbindung hinwandert, liegt das Volumen. Im Erstgespräch sehen wir uns Ihre Belegkette vom Eingang bis zur Buchung an und zeigen, welche Handgriffe sich automatisieren lassen, ohne dass die GoBD-Verfahrensdokumentation neu geschrieben werden muss.

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