3-5 Stunden pro Sachbearbeiter: Wie man Zeitersparnis wirklich misst

"Sparen Sie 3 bis 5 Stunden pro Woche." Das klingt gut. Aber was bedeutet es? Woher kommt die Zahl? Und wie stellen Sie fest, ob die versprochene Ersparnis tatsächlich eintritt?

Zeitersparnis ist nur dann relevant, wenn sie messbar ist. Alles andere ist Marketing.

Das Messproblem

Zeitersparnis lässt sich nicht direkt messen. Sie können nicht beobachten, wie jemand etwas nicht tut. Wenn ein Sachbearbeiter keine Belege mehr sortiert, sehen Sie nicht die 45 Minuten, die er nicht sortiert hat. Sie sehen nur, dass er etwas anderes tut.

Deshalb messen Sie Zeitersparnis indirekt — über Indikatoren, die sich vor und nach der Automatisierung vergleichen lassen.

Indikator 1: Ticketzahlen

IT-Tickets sind zählbar. Jedes Ticket hat einen Zeitstempel, eine Kategorie und eine Bearbeitungsdauer. Das macht sie zum saubersten Indikator.

Messmethode: Zählen Sie die Tickets pro Kategorie in den drei Monaten vor der Automatisierung. Zählen Sie dieselben Kategorien drei Monate danach. Die Differenz ist Ihre Ersparnis.

Beispiel: Eine Kanzlei hatte 22 Tickets pro Monat für Passwort-Resets und Session-Probleme. Nach Einführung von Self-Service: 3 Tickets pro Monat. Ersparnis: 19 Tickets mal durchschnittlich 12 Minuten Bearbeitungszeit plus Wartezeit = messbare Stunden.

Vorteil: Objektiv, nicht interpretierbar. Tickets sind entweder vorhanden oder nicht.

Indikator 2: Buchungen pro Stunde

Wie viele Buchungen erstellt ein Sachbearbeiter pro Stunde? Dieser Wert lässt sich aus dem DATEV-System auslesen: Anzahl der Buchungssätze, Zeitraum, zuständiger Sachbearbeiter.

Messmethode: Ermitteln Sie den Durchschnitt der Buchungen pro Stunde über die letzten sechs Monate. Führen Sie KI-Buchungsvorschläge ein. Messen Sie nach drei Monaten erneut.

Beispiel: Vorher: 18 Buchungen pro Stunde. Nachher: 28 Buchungen pro Stunde. Die Differenz von 10 Buchungen pro Stunde bedeutet: Dieselbe Arbeit braucht 36 % weniger Zeit.

Vorsicht: Dieser Indikator schwankt mit der Komplexität der Buchungen. Ein Monat mit vielen Standardbuchungen liefert höhere Werte als ein Monat mit vielen Sonderfällen. Vergleichen Sie deshalb nur vergleichbare Zeiträume.

Indikator 3: Belegverarbeitungsdurchsatz

Wie viele Belege werden pro Tag oder Woche verarbeitet — vom Eingang bis zur fertigen Buchung?

Messmethode: Messen Sie die Durchlaufzeit eines Belegs. Zeitpunkt des Eingangs (Upload in DATEV Unternehmen online) bis Zeitpunkt der fertigen Buchung (Buchungssatz in DATEV Rechnungswesen). Vorher und nachher vergleichen.

Beispiel: Vorher: Durchschnittliche Durchlaufzeit 2,3 Arbeitstage. Nachher: 0,4 Arbeitstage. Die Belege werden nicht schneller bearbeitet, weil der Sachbearbeiter schneller tippt — sondern weil Zwischenschritte (Sortierung, Zuordnung, manuelle Kontierung) entfallen.

Indikator 4: Mandantenanfragen

Wie oft rufen Mandanten an, um den Status ihrer Erklärung zu erfragen?

Messmethode: Zählen Sie eingehende Anrufe und E-Mails mit Statusanfragen. Kategorisieren Sie nach Typ: fehlende Belege, Bearbeitungsstand, Fristen. Führen Sie ein Mandantenportal ein. Messen Sie erneut.

Beispiel: Vorher: 8 Statusanfragen pro Sachbearbeiter und Tag. Nachher: 2. Die 6 eingesparten Anfragen mal 7 Minuten = 42 Minuten täglich, pro Sachbearbeiter.

Wie 3 bis 5 Stunden zusammenkommen

Die Gesamtersparnis setzt sich aus mehreren Quellen zusammen:

Die exakte Zahl hängt von der Kanzleigröße, der Mandantenstruktur und dem Automatisierungsgrad ab. Aber die Größenordnung ist konsistent: 3 bis 5 Stunden pro Sachbearbeiter und Woche.

Warum Messen wichtig ist

Nicht, weil Sie dem Anbieter misstrauen sollten. Sondern weil Messwerte Entscheidungsgrundlagen sind.

Wenn Sie nach drei Monaten feststellen, dass die Belegklassifizierung 2 Stunden pro Woche spart, aber die Buchungsvorschläge nur 15 Minuten — dann wissen Sie, wo der nächste Optimierungsschritt liegt. Ohne Messung optimieren Sie im Dunkeln.

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