Regulatorisches Reporting automatisieren: Was BaFin und EZB erwarten

Quartalsende. Die Meldung an die BaFin ist fällig. Ein Mitarbeiter öffnet drei Systeme, exportiert Daten in Excel, fügt sie zusammen, prüft auf Plausibilität, korrigiert Abweichungen, formatiert das Ergebnis und reicht ein. Zeitaufwand: zwei bis drei Tage. Fehlerquote: zu hoch für einen regulatorischen Prozess.

Was regulatorisches Reporting umfasst

Finanzinstitute melden regelmäßig an verschiedene Adressaten:

• BaFin: Großkreditmeldungen, Millionenkreditmeldungen, Anzeigen nach KWG

• EZB: FINREP, COREP, Liquiditätsmeldungen

• Interne Revision: Ad-hoc-Auswertungen, Prüfungsunterlagen

• Wirtschaftsprüfer: Jahresabschlussdaten, Risikoberichte

Jede Meldung hat eigene Formate, Fristen und Validierungsregeln. Die Daten kommen aus unterschiedlichen Quellsystemen. Kontoführung, Wertpapierabwicklung, Kreditmanagement, Risikocontrolling — jedes System liefert einen Teil.

Warum die manuelle Erstellung ein Risiko ist

Fehler durch Medienbrüche

Daten aus System A werden nach Excel exportiert. Dort mit Daten aus System B zusammengeführt. Eine Spalte verschiebt sich. Eine Zuordnung stimmt nicht. Der Fehler fällt erst auf, wenn die BaFin nachfragt. Oder gar nicht.

Zeitdruck

Meldetermine sind fix. Wenn die Datenaggregation drei Tage dauert und die Frist in fünf Tagen abläuft, bleiben zwei Tage für Plausibilitätsprüfung. Das ist zu wenig für Meldungen, bei denen Fehler aufsichtsrechtliche Konsequenzen haben.

Personenabhängigkeit

In vielen Instituten kennt eine Person den Prozess. Sie weiß, welche Daten aus welchem System kommen, welche Anpassungen nötig sind, welche Besonderheiten beachtet werden müssen. Fällt diese Person aus, steht der Prozess still.

Was "automatisiert" im regulatorischen Kontext bedeutet

Automatisiertes Reporting heißt nicht: ein Knopfdruck erzeugt die fertige Meldung ohne menschliche Beteiligung. In einem regulierten Umfeld wäre das fahrlässig.

Automatisiertes Reporting heißt:

Datenaggregation automatisieren

Das System holt Daten aus den Quellsystemen, führt sie zusammen und bringt sie in das geforderte Format. Kein manueller Export, kein Excel, kein Copy-and-Paste. Die Zusammenführung folgt definierten Regeln, die einmal konfiguriert und dann bei jeder Meldung identisch angewendet werden.

Validierung automatisieren

Plausibilitätsprüfungen laufen automatisch. Stimmen die Summen? Sind alle Pflichtfelder gefüllt? Liegen Werte in erwartbaren Bereichen? Weichen Zahlen signifikant vom Vorquartal ab?

Das System meldet Auffälligkeiten. Ein Mitarbeiter prüft die markierten Stellen und bestätigt oder korrigiert. Statt drei Tage Datenzusammenführung und zwei Tage Prüfung wird es: 30 Minuten Prüfung der markierten Punkte.

Freigabe bleibt beim Menschen

Die fertige Meldung wird angezeigt, nicht automatisch versendet. Ein berechtigter Mitarbeiter prüft das Ergebnis, gibt frei, und erst dann wird eingereicht. Die Verantwortung bleibt dort, wo sie regulatorisch hingehört.

Typische Zeitersparnis

Die Zahlen variieren je nach Institut und Systemlandschaft. Der Kern bleibt: Der Zeitaufwand sinkt um 45 bis 70 %. Die freiwerdende Kapazität fließt in Analyse und Bewertung — Aufgaben, bei denen menschliches Urteil tatsächlich gefragt ist.

Der Einstieg

Nicht alle Meldungen gleichzeitig automatisieren. Eine Meldung identifizieren, die häufig erstellt wird, viele Quellsysteme einbezieht und hohen manuellen Aufwand verursacht. Diese eine Meldung automatisieren. Erfahrungen sammeln. Dann die nächste.

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